Das Bundeszentralamt für Steuern mit Hauptsitz in Bonn hat die akute Coronakrise mit Bravour gemeistert. Im Gegensatz zu vielen anderen Organisationen konnte die Behörde, die rund 2.200 Menschen an vier Standorten beschäftigt, ihre Leistungsfähigkeit auch nach der Kontaktsperre fast gänzlich aufrechterhalten. Mit einem Schlag wechselten 95 Prozent der Belegschaft ins Homeoffice. Dass dies so reibungslos funktioniert hat, ist einer perfekten Vorbereitung geschuldet.

Vorausgegangen war die Entscheidung, als moderner und attraktiver Arbeitgeber den Beschäftigten neben Telearbeit auch das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Telearbeit war vorher in Ausnahmefällen möglich, z. B. für schwerbehinderte Beschäftigte oder jene, die Kinder betreuen oder Angehörige pflegen. Mobiles Arbeiten sollte jedoch allen offenstehen, um z. B. ungestört an Konzepten arbeiten zu können, lange Fahrwege zu sparen und generell die Work-Life-Balance zu verbessern. Über 2.000 Laptops schaffte das Bundeszentralamt für seine Beschäftigten an. Workshops, in denen Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam überlegten, wie das mobile Arbeiten am besten organisiert werden kann, fanden in allen 65 Arbeitseinheiten statt. Im Hinblick auf die sensiblen Daten, mit denen die Bundesbehörde täglich umgeht, wurde eine umfangreiche Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie erlassen. Als die Pandemie Deutschland schließlich im März erreichte und stilllegte, war alles perfekt vorbereitet.

Doch nicht nur organisatorisch hat die Bundesbehörde vorgesorgt. Auch im Hinblick auf den betrieblichen Gesundheitsschutz geht sie innovative Wege, um die Gesundheit der Belegschaft auch im Homeoffice aktiv zu fördern. Wir haben mit Brigitte Vossebürger, Vizepräsidentin der Behörde, gesprochen.

Wenn man an eine Behörde denkt, denkt man nicht sofort an Vorreiterrollen in Sachen digitalisierte Arbeitswelt – warum hat das bei Ihnen in der Corona-Krise so gut geklappt?

Wir haben eine Vorreiterrolle angenommen, aber auch der zeitliche Zufall kam uns zu Gute. Wir haben schon 2019 angefangen, sämtliche Arbeitsplätze auf die Möglichkeit für mobiles Arbeiten umzustellen. Wir haben alle Beschäftigten mit der nötigen IT-Technik ausgestattet, Sicherheitsrichtlinien erlassen und die Arbeit so organisiert, dass sie von zu Hause aus möglich ist. Dann kam die Corona-Krise und wir waren gut vorbereitet.

Warum fiel, schon vor der Krise, die Entscheidung, die Arbeit neu zu denken?

Uns ist es wichtig, dass unsere Mitarbeiter zufrieden sind, dass die Work-Life-Balance stimmt. Wir wollen auch ein attraktiver Arbeitgeber sein, der Konkurrenzkampf auf dem Arbeitsmarkt ist ja groß. Deshalb wollten wir unseren Kolleginnen und Kollegen möglichst flexible Arbeit ermöglichen. Auch das Thema Nachhaltigkeit ist ein wichtiges bei uns: Viele Kolleginnen und Kollegen stehen oft im Stau, Busse und Bahnen sind überfüllt und jetzt können wir zu einer Entzerrung beitragen. Und natürlich überlegen wir auch, was die Folgen hier an unserem Campus in Bonn sind: Was passiert mit den Räumen, brauchen wir vielleicht weniger in Zukunft? Wie entwickeln sich Energiekosten oder der Papierverbrauch? Wir werden da noch viele Effekte dieser Umstellung sehen.

Sprechen wir übers Betriebliche Gesundheitsmanagement: Auch Sie haben vor der Corona-Krise auf Angebote wie Gesundheitstage oder Gesundheitskurse gesetzt, das ging plötzlich nicht mehr.

Durch die geschaffenen technischen Möglichkeiten hatten wir keine Probleme, Maßnahmen in den virtuellen Raum zu verlegen. Voraussetzung dafür war vor allem ein Kommunikationssystem, über das man Seminare durchführen kann. Natürlich gibt’s jetzt gerade keine Rückenschule mehr, dafür aber Kurse für Achtsamkeit und andere Dinge, die nun wichtig sind: Wir komme ich resilient durch die Krise? Oder Tipps für Ernährung oder den Umgang mit Kindern in der Krise. Derzeit veranstalten wir unseren virtuellen „BZSt-Lauf“, das ist auch ein tolles Format! Bei uns in Bonn gibt es jährlich Firmenläufe, die auch abgesagt wurden, da haben wir das in den virtuellen Raum verlegt. Teams melden sich an und absolvieren die Marathonstrecke – egal ob Walking, Nordic Walking oder Laufen. Und das aktivste Referat gewinnt. Früher bei den Firmenläufen haben wir mit 30 oder 35 Läufern mitgemacht, jetzt liegen wir bei 500 Anmeldungen, das ist ein Wahnsinns-Zulauf.

Haben Sie diese Umstellungen als große Herausforderung empfunden? Sie müssen sich um die Gesundheit Ihrer Beschäftigten kümmern, haben nun aber weniger „Zugriff“ auf sie …

… was natürlich ein neuer Weg ist, den wir gehen mussten. Durch die technischen Möglichkeiten, insbesondere Kommunikation per Webcam, ist vieles möglich, aber klar ist auch: Man braucht dafür ein sehr engagiertes Team im Gesundheitsmanagement. Menschen, die Lust haben, Ideen und neue Dinge entwickeln wollen. Wir haben da ein tolles Team, unterstützt auch durch den sozialen ärztlichen Dienst. Ich finde, wir sind da sehr gut unterwegs.

Welches Feedback kommt von den Mitarbeitern?

Ich bekomme Anrufe von Kollegen, die sagen: „Da mach ich gern mit!“ Beim Team vom Gesundheitsmanagement laufen viele Rück- und Detailfragen auf, tolle Auswirkungen haben die Maßnahmen auch auf unseren Außendienst: Wir haben viele Prüfer, die kaum hier vor Ort sind, und bei denen haben unsere Maßnahmen voll eingeschlagen. Die nehmen aktiv teil und es freut mich besonders, dass diese Mitarbeiter das so positiv empfinden, wir hoffen da auch auf eine Teamstärkung.

Schauen wir in die Zukunft: Was haben Sie noch geplant rund um die Themen neues Arbeiten und BGM?

In der Krise mussten wir von heute auf morgen auf 100 Prozent Homeoffice herunterfahren, derzeit kann man im Amt wieder arbeiten. Viele Kolleginnen und Kollegen sind aber noch zu Hause und kommen nur, wenn es nötig ist. Wir wollen unser Konzept weiter ausbauen: 2019 hatten wir ursprünglich geplant, eine Kontingentierung zum Home-Office einzuführen, das überdenken wir gerade. Wir wollen ein Gesamtkonzept erstellen, in das auch Raumplanung, die Kantinenbelegung und viele weitere Aspekte einfließen werden. Im BGM planen wir Mini-Podcasts, da geht’s um kurze körperliche Aktivitäten während des Arbeitstages – und wir werden uns immer weitere Maßnahmen überlegen.